Du côté des structures de soins : les règles d’identification des patients dans les SI

la DGOS a publié l’instruction N° DGOS/MSIOS/2013/281 du 7 juin 2013 relative à l’utilisation du nom de famille (ou nom de naissance) pour l’identification des patients dans les systèmes d’information des structures de soins.

Le recueil de l’identité est l’une des toutes premières étapes de la prise en charge du patient. Elle se traduit par l’enregistrement de données dans le système d’information de l’établissement dans le respect de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et de la loi n°202-303 du 4 mars 2002 relative aux droits des malades.

Seul le nom de naissance doit être utilisé pour l’identification et la recherche du patient dans les systèmes d’information des établissements de santé. Car ce nom est insusceptible de modification, il est imprescriptible et inaliénable. Le mariage n’entraine pas de modification du nom de famille (le port du nom de famille du mari par l’épouse de celui-ci n’est qu’un usage, légalement admis). Les documents numériques ou papiers produits par le système d’information doivent indiquer le nom de naissance du patient.

Règles de saisie pour les structures de soins :

Il est préconisé d’appliquer strictement les règles suivantes pour une homogénéité de saisie et éviter la création de doublons :

  • L’utilisation exclusive des majuscules est recommandée. Les caractères autorisés sont les 26 lettres de l’alphabet et les chiffres de 0 à 9 pour les dossiers anonymes.
  • Les caractères proscrits sont :
    • les caractères diacritiques (lettres avec accents, trémas, cédilles…)
    • les apostrophes
    • les tirets ainsi que les double-tirets pouvant apparaitre sur les documents d’identité
    • les astérisques
    • et toute forme de ponctuation.
  • Les tirets des noms composés ou des prénoms composés sont remplacés par un caractère « espace » (JEAN-LUC est saisi JEAN LUC) ainsi que les apostrophes (L’HOPITAL est saisi L HOPITAL).
  • Les abréviations ne sont pas autorisées : SAINT (ne doit pas être saisi ST), JEAN PAUL (ne doit pas être saisi J PAUL).
  • Les noms dont la longueur dépasse la longueur de la zone de saisie sont tronqués : ne pas saisir les derniers caractères qui sortent de la zone de saisie, ne pas recourir à des abréviations.

Ces règles de saisie doivent être intégrées dans la charte d’identito-vigilance de l’établissement.

Remerciements à la SFIL pour l’information. Vous pouvez retrouver le texte dans son intégralité sur son site www.sfil.asso.fr rubrique « textes », puis « autres textes » ou vous pouvez le télécharger en cliquant ici.
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